仕様書、設計書等のEXCELドキュメントを流用する際、秘密情報が含まれていないか要注意事項4選！
新しいプロジェクトが始まる時、ドキュメント類を作ることになりますよね。
その際、他のプロジェクトで使用したドキュメントを流用するなんてことはよくあると思います。
しかしその流用したドキュメントに他社向けの機密情報が含まれていて大問題となってしまうことがありえます。
お客様に渡すドキュメントに他社情報が含まれている場合、お客様にとっては「うちの会社の情報も漏らされるのではないか？」という疑念が出てきてしまい信頼も地に堕ちてしまうことになります。
そのようなことは確実に避けなければいけないため、注意事項を書いていきます。今回はEXCELのドキュメントの場合となります。
ここではA社の案件を受注しプロジェクトが立ち上がったと仮定しましょう。
EXCELドキュメントを流用した際、気を付けること4選
非表示シート
A社の設計書を作成したのに非表示となっているシートにはZ社向けと書かれていますね。電子ファイルでお客様にドキュメントをお渡しすることがある場合、完全NGです。
ヘッダー、フッター
A社向けの設計書なのにヘッダー部には「Z社」が書かれていますね。これを印刷すると…
当然、ヘッダーには「Z社」の文字が入ってきます。NGとなります。
印刷範囲外
印刷範囲外にメモ書きとして他社へのメッセージが残されている場合があります。
電子ファイルとしてお客様にお渡しすることがある場合、完全にNGです。
ファイルのプロパティ
ファイルで右クリック、「プロパティ」で「詳細」タブを選択するとファイル作成者などの情報を見ることができます。
妥当な作成者の名前が入っていればいいのですが、意図しない名前が入っていることがあるのでここも要確認ですね。
ファイルの情報を消したい場合、「プロパティや個人情報を削除」から消すことができます。
以上となります。
ここまでお読みいただきありがとうございました。